Lo scoppio della pandemia Covid-19 impone agli Amministratori e ai Manager di adottare misure tese a preservare la continuità aziendale.

L'Assicurazione Responsabilità Civile Organi Direttivi - D&O (Directors & Officiers) protegge il patrimonio privato di Amministratori, Dirigenti e Sindaci. Oltre ad affrontare le implicazioni pratiche e di breve periodo dell’emergenza, gli Amministratori dovranno porre maggiore attenzione al rispetto dei loro più ampi doveri e obblighi informativi.

Diligenza degli Amministratori

Gli amministratori di una società sono soggetti a obblighi legislativi, statutari e fiduciari che impongono loro di considerare attentamente l’impatto a lungo termine e le ripercussioni delle loro azioni e scelte gestionali sul business aziendale.
E’ importante bilanciare le esigenze aziendali di breve periodo con l’impatto a lungo termine delle proprie decisioni. Non sappiamo quanto durerà l’epidemia e la situazione di emergenza, quindi tale giudizio potrebbe risultare estremamente difficile.
Gli amministratori possono mitigare il rischio assicurandosi di agire sempre in buona fede e in modo prudente, diligente e ragionevole sulla base di tutte le informazioni disponibili quando sono chiamati a prendere decisioni, tenendo traccia del fatto che hanno considerato un’ampia gamma di interessi e fattori.

Impatto Finanziario

E’ probabile che molte aziende vivano un cambiamento delle proprie condizioni finanziare per effetto dell’emergenza COVID-19, magari a causa di problemi di liquidità, diminuzione delle entrate o perdita di valore dei propri assets.
La diretta conseguenza potrebbe essere la difficoltà per le aziende di far fronte ai propri impegni di breve e lungo termine (es. mancato rispetto delle scadenze previste nei contratti di finanziamento o mancato rispetto di covenants finanziari).
È quindi importante che gli amministratori si focalizzino sugli interessi dei creditori sociali, cercando un accordo con gli stessi soprattutto laddove possano esserci dubbi sulla solvibilità dell’azienda.
Parimenti è fondamentale effettuare “stress test” finanziari per valutare gli impatti economici di breve e lungo termine e la revisione/aggiornamento dei propri forecast finanziari.

Scritture Contabili

Potrebbero esserci difficoltà pratiche per la redazione, discussione e approvazione delle scritture contabili annuali. Considerando le restrizioni ai viaggi e agli incontri di persona, il personale e i revisori esterni potrebbero avere un accesso ridotto ai locali e registri aziendali.
Gli amministratori dovrebbero quindi chiedere supporto ai propri revisori e consulenti fiscali circa la situazione nella propria nazione, anche al fine di adottare tempestivamente le necessarie misure per beneficiare di una proroga del termine di deposito.
Fondamentale è discutere le rettifiche di bilancio o il post bilancio, così come i forecast finanziari, con gli organi di controllo interno della società.

Comunicazioni Sociali

Le comunicazioni sociali di routine potrebbero non essere sufficienti durante questo periodo di emergenza. Gli amministratori devono fornire un’adeguata e specifica informativa dei rischi COVID-19 connessi e dei relativi impatti sul business aziendale nelle scritture contabili annuali.
Il tema è ancora più importante se la società è quotata in borsa, perché gli amministratori devono assicurarsi che tutte le comunicazioni sociali richieste dalla normativa vengano fatte al mercato in tempi rapidi. Il tutto in un contesto soggetto a una continua e repentina evoluzione.

Piani di Emergenza

In questo periodo di incertezza gli amministratori dovranno dimostrare di avere piani di emergenza aziendali adeguati e soprattutto di averli adattati, se necessario, all’emergenza COVID-19.
Le decisioni aziendali infatti saranno soggette a un controllo ancora maggiore rispetto a quello ordinario.
A livello di sistemi e dotazioni IT dell’azienda, occorrerà valutare i piani di continuità aziendale e l’impatto del lavoro a distanza full-time sugli stessi, anche per capire se sono necessari miglioramenti alle infrastrutture tecnologiche, e garantire la manutenzione e l’aggiornamento costante e continuo della sicurezza IT.
Il tutto in modo da garantire la continuità del business aziendale anche lavorando da remoto, preservando livelli di servizio elevati a favore dei clienti (ovviamente, laddove l’attività aziendale consenta modalità di lavoro da remoto).

Catena di Approvvigionamento

Con l’epidemia, tutto ciò che era assodato può diventare imponderabile e addirittura impossibile.
Può sorgere improvvisamente la necessità di trovare una nuova logistica, di dover trasformare altrove la materia prima, di riorientare la produzione o di cercare nuovi clienti. Tutta la programmazione aziendale e la catena di approvvigionamento ordinaria potrebbe essere stravolta. Diventa quindi fondamentale operare con lungimiranza per mitigare il rischio e, in ultima istanza, andare fuori mercato. Per valutare gli impatti COVID-19 sull’attività aziendale e commerciale, sarà importante analizzare i contratti esistenti per comprenderne gli effetti sulla catena di approvvigionamento.
Laddove gli amministratori ritengano di aver già subito ricadute, occorrerà svolgere assessment puntuali dei livelli di rimanenze correnti disponibili, e della capacità dell’azienda di venire incontro alla domanda. Il tutto, anche in questo caso, al fine di salvaguardare la continuità aziendale.

Assetto organizzativo e cura dei Dipendenti

In una situazione d’emergenza come quella attuale, un altro tra i principali rischi per gli amministratori è quello di non riuscire a dotare l’azienda di tutti i presidi necessari a renderla il più protetta possibile da minacce esterne, anche in ordine alla sicurezza e incolumità personale dei propri dipendenti.
Gli amministratori sono tenuti a monitorare continuamente le direttive emanate dalle autorità locali in materia di salute e sicurezza sul lavoro, e ad applicarle alla propria realtà aziendale nella maniera più efficace e rigorosa possibile (e nel rispetto dei diritti lavorativi e sindacali dei dipendenti).
Allo stesso tempo c’è bisogno che gli amministratori adottino un approccio il più flessibile possibile, e che tengano conto del fatto che le misure adottate oggi potrebbero essere non più efficaci domani, con il continuo evolversi della situazione. Gli amministratori possono essere esposti a richieste di risarcimento in tutti i casi in cui venga loro contestato che l’azienda non sia stata adeguatamente preparata per l’emergenza COVID-19, o laddove gli amministratori non siano riusciti ad attuare efficacemente i loro piani di emergenza.

In questo difficile contesto Area Broker & QZ Consulting S.r.l. è in grado di supportare l'azienda e i propri Amministratori nella valutazione del rischio e nella scelta di un prodotto mirato a proteggere il patrimonio personale.

Per ulteriori informazioni potrete contattare:

Mario Zurlini
Division Director Agribusiness
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